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Nous contacterMardi 23 janvier 2024
Alors que l'accent est souvent mis sur la sécurité des données numériques, les documents papier restent une source importante de données confidentielles et sensibles. Ces documents, s'ils sont mal gérés ou négligemment jetés, peuvent devenir une faille majeure dans la protection des données d'une entreprise.
Aujourd’hui, Destrudata va vous parler de l'importance de la gestion sécurisée des documents papier, en traitant les risques associés à leur mauvaise destruction et en soulignant l'importance de la conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Nous allons également voir pourquoi Destrudata joue un rôle important dans la sécurité des données des entreprises, notamment avec nos services spécialisés de destruction d’archives et de documents confidentiels.
Les chiffres clés de la sécurité des données papier
Dans le monde professionnel, la gestion sécurisée des documents papier est cruciale, surtout quand il s'agit de données confidentielles. Les trois statistiques suivantes sont révélatrices du risque de sécurité dans la gestion des déchets papier des entreprises :
- Environ 80% des papiers imprimés en entreprise contiennent des informations sensibles, telles que :
- Des données commerciales (devis, contrats, tarifs, etc.).
- Des informations stratégiques et financières.
- Des données personnelles (bulletins de salaire, correspondances, etc.).
- Près de deux tiers des bacs à papier dans les PME et les immeubles de bureaux renferment au moins un document confidentiel.
- Plus de la moitié des entreprises ne sensibilisent pas leurs employés à la protection des données papier.
Ces statistiques soulignent l'importance d'une gestion rigoureuse et sécurisée des documents papier dans les entreprises, pour prévenir les risques de fuites d'informations et de non-conformité réglementaire. Un des meilleurs moyens de protéger vos données est d’utiliser les collecteurs sécurisés de Destrudata et de passer par notre service de destruction d’archives.
Notre service de destruction d'archives
Les risques liés aux données dans les corbeilles à papier
La gestion négligente des documents papier dans les entreprises peut entraîner des conséquences graves, souvent sous-estimées. Ces risques mettent en lumière l'importance d'une politique de destruction de documents bien structurée et sécurisée, pour protéger à la fois les intérêts de votre entreprise et la confidentialité des données personnelles. Une destruction inadéquate des données papier entraîne trois risques principaux :
1) Les fuites d'informations stratégiques :
Les documents non détruits peuvent tomber entre les mains de concurrents ou de personnes mal intentionnées. Cela inclut des informations commerciales, financières, des secrets industriels, des détails sur des contrats, des programmes de R&D, des données fiscales, et même des secrets de fabrication.
2) Les fuites de données personnelles :
Les données personnelles, telles que les noms, adresses, numéros de sécurité sociale, informations bancaires, ou médicales, peuvent être extraites de documents jetés imprudemment. Ces informations sont susceptibles d'être utilisées pour des activités frauduleuses, comme la vente illicite d'informations ou l'usurpation d'identité.
3) La non-conformité au RGPD :
La négligence dans la destruction des données personnelles peut entraîner des violations du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), exposant l'entreprise à des sanctions financières importantes et à une atteinte à sa réputation. En France, votre entreprise sera poursuivie par la CNIL en cas de manquement au RGPD.
Votre entreprise est tenue de mettre en œuvre des politiques et des mesures techniques pour garantir la sécurité des données, tout en respectant les droits des individus. La désignation d'un Délégué à la Protection des Données (DPO) est recommandée, voire obligatoire dans certains cas, pour superviser la conformité. Le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions financières sévères et nuire à la réputation de votre entreprise.
La CNIL et le RGPD
La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), en tant qu'autorité administrative française, joue un rôle central dans l'application du RGPD. Sa mission est de veiller à la protection des données personnelles, aussi bien dans les traitements informatiques que papier.
Depuis l'entrée en vigueur du RGPD, la CNIL a renforcé son pouvoir de contrôle et de sanction envers les entreprises ne respectant pas les normes de protection des données. Elle offre également des conseils et des informations pour aider les entreprises à comprendre et à se conformer au RGPD.
Les sanctions pour non-conformité peuvent être sévères, allant jusqu'à des amendes importantes. La CNIL joue donc un rôle essentiel dans la sensibilisation des entreprises aux enjeux de la protection des données et dans l'application des réglementations en vigueur.
Notre service de destruction d'archives
Déchets papiers et conformité au RGPD
La gestion des déchets papier dans le cadre du RGPD est un aspect souvent sous-estimé mais essentiel de la conformité des entreprises. Le RGPD s'applique non seulement aux données numériques mais aussi aux informations contenues sur papier. Ainsi, la destruction appropriée des documents papier devient une composante cruciale de la conformité au RGPD.
Les entreprises doivent prendre en compte plusieurs éléments clés dans la gestion de leurs déchets papier :
- La durée de conservation : Les données doivent être conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées. Au-delà de cette période, les documents doivent être détruits de manière sécurisée.
- L’obligation de sécurité : Le RGPD exige que les données soient protégées contre tout accès non autorisé ou illégal. Cela implique des mesures de sécurité adéquates pour les documents papier, y compris lors de leur destruction.
- La transparence et la traçabilité : Les entreprises doivent être en mesure de démontrer la conformité de leurs processus de destruction des données. Cela inclut la tenue d’un registre des activités de traitement et la documentation des procédures de destruction.
- Une sous-traitance responsable : Lorsque la destruction des documents est confiée à un tiers, il est impératif que ce sous-traitant respecte également le RGPD. Les contrats doivent clairement définir les obligations et garantir la conformité.
En résumé, la conformité au RGPD dans la gestion des déchets papier exige une approche méthodique et sécurisée. Les entreprises doivent non seulement se concentrer sur la protection des données numériques mais aussi accorder une attention particulière à la manière dont les documents papier sont traités et éliminés, pour éviter les risques de non-conformité et les sanctions potentielles.
Le rôle de Destrudata dans la conformité au RGPD
Destrudata joue un rôle essentiel dans la conformité des entreprises au RGPD en offrant des services spécialisés de destruction sécurisée de documents. Voici comment Destrudata contribue à la conformité RGPD :
1) Une destruction sécurisée sur site
Destrudata propose une destruction de documents confidentiels directement sur le site de votre entreprise grâce à des camions broyeurs. Cette approche garantit que les données sensibles ne quittent jamais les locaux de votre entreprise avant d'être détruites, minimisant ainsi le risque de fuites d'informations.
2) Une chaîne sécuritaire ininterrompue
Depuis la prise en charge des documents jusqu'à leur destruction définitive, Destrudata assure une chaîne de sécurité ininterrompue. Cela inclut des mesures strictes pour la manipulation et la destruction des documents, conformément aux exigences du RGPD.
3) Des services adaptés à divers secteurs
Destrudata offre ses services à une large gamme de clients, y compris des entreprises privées, des ministères, des groupes industriels, des banques, des assurances, des sociétés fiduciaires et comptables, des professions libérales et des administrations. Cette diversité démontre leur capacité à répondre aux besoins spécifiques de chaque secteur en matière de conformité au RGPD.
4) Un respect des normes environnementales
Respecter le RGPD est important, et respecter l’environnement l’est tout autant ! Les camions utilisés par Destrudata répondent aux normes environnementales les plus strictes, alliant sécurité des données, responsabilité écologique et recyclage. Cela permet aux entreprises de respecter à la fois les réglementations sur la protection des données et les normes environnementales, tout en recyclant vos archives papier.
En résumé, Destrudata fournit une solution complète et sécurisée pour la destruction de documents, essentielle pour les entreprises soucieuses de se conformer au RGPD. Notre service spécialisé assure non seulement la protection des données sensibles mais contribue également à la responsabilité environnementale des entreprises.
Service de destruction d’archives
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