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Nous contacterLundi 27 juin 2022
La comptabilité d’entreprise engendre la production d’une grande quantité de documents qu’il est nécessaire de conserver. Et chaque entreprise doit se doter de moyens d’archivage nécessaires afin de respecter les délais de conservation des archives.
Lorsque l’entreprise dispose de ces documents, il est recommandé de passer par un service de destruction d’archives confidentielles afin d’éviter le vol de données.
La conservation des documents comptables est une obligation légale
L’ensemble des documents comptables doit être conservé pendant une durée déterminée et variable en fonction de leur type. Par exemple, une pièce comptable doit être conservée au moins 10 ans tandis qu’un document fiscal doit l’être pendant 6 ans au minimum. Selon le type de document, la durée de conservation varie d’un an (comptabilisation des horaires et des heures d’astreintes des salariés) à 30 ans (contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers).
En règle générale, les comptes annuels sont composés par trois documents principaux :
- Le bilan comptable ;
- Le compte de résultat ;
- Les annexes.
Qui synthétisent les livres comptables matérialisant les flux de l’entreprise :
- Le journal comptable ;
- Le grand livre comptable.
Tous ces documents comptables doivent être conservés au moins 10 ans. Ils s’appuient sur des pièces justificatives (bons de commande, factures clients et fournisseurs, etc.) dont la présentation peut être exigée également pendant 10 ans.
Les modes de conservation de ses documents comptables
Le mode de conservation des documents comptables n’est pas réglementé par la loi. Certaines entreprises opèrent la dématérialisation complète de leurs documents comptables. Tandis que d’autres, gardent tout ou partie de leurs documents comptables dans leur version papier.
Dans tous les cas, le RGPD stipule que vous devez mettre en place des moyens afin de protéger ces données. Protection contre la perte, le vol, la détérioration etc…
Aussi, il sera important de sécuriser les données qui seront sur support numérique et de s’assurer que le système informatique sur lequel elles sont stockées répond au Règlement sur la protection des données, et notamment s’assurer que les serveurs sont en Europe. En cas de manquement votre responsabilité pourra être engagée.
Il en va de même pour les données sur supports papier, il faudra s’assurer que seules les personnes habilitées ont accès à la salle des archives et aux données.
Par ailleurs il faudra également s’assurer en fin de vie de ces archives numériques comme papiers de la bonne destruction des supports.
Pour cela un conseiller de Destrudata peut vous assister dans vos opérations pour la destruction de vos disques durs et la destruction de vos archives et documents confidentiels.
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