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Nous contacterMardi 08 septembre 2026
Pendant longtemps, les durées de conservation ont surtout été abordées comme une question administrative : combien d’années garder une facture, un contrat ou un dossier salarié ? En 2026, le sujet devient beaucoup plus directement lié à la protection des données et au risque de conserver des informations devenues inutiles. La CNIL a publié de nouvelles ressources sur la conservation des données RH, fait du recrutement l’une de ses priorités de contrôle et a récemment sanctionné une entreprise pour ne pas avoir correctement supprimé certaines données d’anciens clients.
Pour les entreprises, la question n’est donc plus seulement de savoir combien de temps archiver, mais aussi de pouvoir identifier ce qui doit disparaître lorsque cette durée est atteinte. Chez Destrudata, cette évolution concerne directement les archives papier et documents confidentiels qui restent parfois stockés longtemps après la disparition de leur utilité réelle.
Sommaire
- Pourquoi 2026 remet les durées de conservation au premier plan
- L’affaire Free Mobile : conserver « au cas où » devient un vrai risque
- Ressources humaines : la CNIL précise les règles en 2026
- Comment transformer les durées de conservation en calendrier de destruction
- Que faire concrètement des archives arrivées en fin de conservation ?
1. Pourquoi 2026 remet les durées de conservation au premier plan
Le principe n’est pas nouveau : le RGPD prévoit que les données personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire au regard de leur finalité. Mais l’actualité réglementaire de 2026 montre que cette règle est loin d’être théorique.
Le 2 avril 2026, la CNIL a notamment publié un référentiel consacré aux durées de conservation des données utilisées pour la gestion des ressources humaines. Son objectif est d’aider les organismes à déterminer pendant combien de temps différentes catégories d’informations peuvent être conservées.
Le lendemain, l’autorité a annoncé ses thématiques prioritaires de contrôle pour 2026. Le recrutement en fait partie et les contrôles doivent notamment examiner les durées de conservation appliquées aux données des candidats.
Cette succession est significative : définir une durée sur le papier ne suffit pas. L’entreprise doit être capable de l’appliquer concrètement.
Pour les archives physiques, cela implique de ne plus considérer un local rempli d’anciens dossiers comme un simple problème de stockage. Un carton oublié peut encore contenir des CV, coordonnées personnelles, contrats, évaluations, données bancaires ou pièces justificatives.
Une donnée devenue inutile ne cesse pas d’être sensible parce qu’elle a été déplacée dans une salle d’archives.
2. L’affaire Free Mobile : conserver « au cas où » devient un vrai risque
L’un des exemples les plus parlants de 2026 vient de la sanction prononcée contre Free Mobile. En janvier, la CNIL a infligé à l’entreprise une amende de 27 millions d’euros dans une décision qui concernait plusieurs manquements, notamment la sécurité mais également la durée de conservation des données.
Sur ce dernier point, la CNIL a constaté que l’entreprise n’avait pas mis en place les mesures nécessaires pour trier les données de ses anciens abonnés, conserver celles qui restaient nécessaires, notamment à des fins comptables, puis supprimer les autres lorsque leur conservation ne se justifiait plus.
Le cas est particulièrement intéressant pour les entreprises qui gèrent des archives : il montre que la problématique ne se limite pas à afficher une durée de conservation dans une politique RGPD.
Il faut pouvoir distinguer :
- les informations encore nécessaires, qui doivent rester accessibles dans des conditions adaptées ;
- les données soumises à une obligation légale de conservation, qui ne peuvent pas encore être éliminées ;
- les informations dont la justification a disparu, qui doivent entrer dans un processus de suppression ou de destruction.
Le réflexe consistant à conserver l’intégralité d’un dossier parce que certaines pièces doivent encore être gardées peut donc devenir problématique.
Pour le papier, la conséquence pratique est importante : une boîte d’archives ne devrait pas devenir une unité de conservation par défaut si son contenu répond à plusieurs échéances différentes.
Service de destruction d’archives
Service de destruction de disques durs
3. Ressources humaines : la CNIL précise les règles en 2026
Les dossiers RH illustrent particulièrement bien la difficulté. Une même entreprise peut conserver des CV, contrats de travail, justificatifs administratifs, données de paie, évaluations professionnelles, absences ou documents concernant d’anciens salariés. Toutes ces informations n’ont ni la même finalité ni nécessairement la même durée utile.
C’est précisément pour faciliter ce travail que la CNIL a publié en avril 2026 son nouveau référentiel sur les durées de conservation en matière de ressources humaines. Il vise à guider les responsables de traitement dans l’identification des durées adaptées aux différentes activités de gestion du personnel.
Le document constitue un cadre de référence et non une nouvelle loi imposant une durée uniforme à tous les employeurs. Les règles applicables doivent toujours être analysées en fonction des finalités, des obligations légales et des éventuels délais permettant de défendre un droit.
L’actualité 2026 du recrutement renforce encore cet enjeu. La CNIL a expressément annoncé que ses contrôles prioritaires porteraient notamment sur l’information des candidats et la conservation de leurs données.
Cela doit aussi conduire les organisations à regarder au-delà de leurs logiciels RH. Après un recrutement, des copies papier de CV, notes d’entretien, impressions de candidatures ou dossiers administratifs peuvent subsister dans des armoires ou des bureaux alors que leur équivalent numérique a déjà été supprimé.
Une politique de conservation cohérente doit donc englober toutes les copies réellement existantes, et pas uniquement la base informatique principale.
- Comment transformer les durées de conservation en calendrier de destruction
Le véritable changement à opérer en 2026 consiste à passer d’une logique de stockage à une logique de cycle de vie documentaire.
Attribuer une durée théorique à une catégorie de document est une première étape. Encore faut-il savoir à partir de quelle date elle commence, pourquoi le document est toujours conservé et ce qui doit lui arriver lorsqu’elle expire.
Une entreprise peut ainsi associer à chaque grande catégorie d’archives une règle interne précisant la finalité, l’événement déclenchant le délai, les éventuelles obligations légales et le sort final du document. La CNIL rappelle que la durée doit être déterminée en fonction de l’objectif ayant justifié la collecte et que les données ne peuvent pas être conservées indéfiniment.
Cette organisation permet également de différencier la conservation courante d’un éventuel archivage intermédiaire : certaines données peuvent ne plus être nécessaires à l’activité quotidienne tout en devant rester conservées pendant une période limitée, par exemple pour satisfaire une obligation ou permettre la défense d’un droit.
Il faut surtout éviter deux erreurs opposées. Détruire trop tôt peut faire disparaître une pièce que l’entreprise était tenue de conserver. Conserver systématiquement plus longtemps « par sécurité » augmente au contraire la quantité de données exposées.
Une revue périodique peut donc identifier les lots arrivés à échéance et programmer leur destruction. Cette méthode évite les gigantesques opérations de tri réalisées tous les dix ou quinze ans, lorsque personne ne sait plus précisément pourquoi certains cartons sont encore présents.
La bonne durée de conservation n’a d’utilité que si elle déclenche réellement une action à son terme.
5. Que faire concrètement des archives arrivées en fin de conservation ?
Une fois qu’un document peut légitimement être éliminé, la dernière étape consiste à s’assurer qu’il ne reste pas accessible sous une autre forme. Une archive confidentielle déposée dans une poubelle ou une benne classique n’est pas réellement supprimée : son contenu reste lisible jusqu’à sa destruction effective.
C’est pourquoi nous pouvons intervenir directement sur le site de l’entreprise avec nos camions broyeurs pour détruire les archives sur place. Les documents sont pris en charge dans une chaîne sécurisée et détruits devant les locaux, sans quitter le site sous une forme exploitable. Un représentant du client peut également assister à l’opération.
Pour les besoins réguliers, nous proposons aussi des conteneurs sécurisés permettant de collecter progressivement les documents confidentiels avant leur destruction.
À l’issue de l’intervention, un certificat de destruction est remis, avec notamment la quantité d’archives détruites. Les matières issues du broyage sont ensuite orientées vers le recyclage.
Cette traçabilité prend davantage de sens à mesure que les entreprises structurent leurs politiques de conservation. Il devient alors possible de relier une échéance interne à une opération d’élimination effectivement réalisée.
La destruction ne garantit évidemment pas, à elle seule, la conformité RGPD d’une organisation. Elle constitue en revanche une étape indispensable lorsque la conservation n’est plus justifiée : une politique de suppression qui s’arrête à une ligne dans un tableau reste incomplète tant que les documents physiques concernés existent encore.
Conclusion
L’année 2026 apporte un signal clair aux entreprises : les durées de conservation ne doivent plus être traitées comme une simple formalité documentaire. Le nouveau référentiel RH de la CNIL, ses contrôles prioritaires sur le recrutement et la sanction visant notamment la conservation des données d’anciens abonnés de Free Mobile montrent que savoir supprimer au bon moment fait pleinement partie de la gestion des données.
Pour les archives papier, cela suppose de connaître les obligations applicables, d’identifier les documents réellement arrivés en fin de vie et de ne pas conserver des informations confidentielles sans justification.
Lorsque ces archives peuvent être éliminées, une destruction sécurisée et traçable permet d’aller jusqu’au terme du processus. Contactez-nous pour échanger avec Destrudata sur vos volumes d’archives et organiser une destruction ponctuelle ou régulière directement sur votre site.