Faîtes appel à un spécialiste, Faîtes appel à Destrudata
Nous contacterMercredi 02 octobre 2019
La gestion d'archives en entreprise n'est pas seulement une question d'organisation : c'est aussi une affaire de réglementation, de sécurité et de confidentialité. Avec la montée des risques liés à la divulgation d'informations sensibles, comment s'assurer que les archives, une fois leur utilité révolue, soient détruites de manière sécurisée et conforme ?
Pour nombre d'entreprises, la réponse se trouve dans les services spécialisés comme ceux de Destrudata. Spécialiste en France de la destruction d'archives par camion broyeur, Destrudata garantit une élimination fiable et certifiée de vos documents sensibles. Dans cet article, nous aborderons les règles strictes à respecter et pourquoi il est judicieux de confier cette mission à des experts. Si la sécurité de vos archives vous préoccupe, n'hésitez pas à contacter Destrudata dès aujourd'hui.
Quand détruire ses archives ?
La question de la durée de conservation des documents et archives est centrale pour toute entreprise. Cette durée n'est pas laissée au hasard, mais elle est dictée par une combinaison de règles légales, de nécessités opérationnelles et de préoccupations stratégiques.
- Durées réglementaires de conservation des documents : Chaque type de document possède une durée légale de conservation. Par exemple, les documents relatifs à l’administration fiscale doivent être conservés pendant 6 ans, tandis que certains contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers ont une durée de conservation de 30 ans.
- Plan d'archivage personnalisé : Même si la loi dicte une période minimale de conservation, chaque entreprise peut choisir de conserver certains documents plus longtemps pour des raisons opérationnelles ou stratégiques. Cette décision doit être consignée dans un plan d'archivage, qui sert de guide pour savoir combien de temps chaque type de document est conservé, puis quand et comment il sera détruit.
- Nécessité opérationnelle : Au-delà des contraintes légales, le volume des archives peut rapidement devenir une préoccupation en termes d'espace et de gestion. Dès lors, une entreprise doit évaluer régulièrement l'utilité réelle des documents conservés.
En somme, la destruction d'archives n'est pas une démarche à prendre à la légère. Elle répond à des critères stricts définis par la loi et la stratégie interne de l'entreprise. Une fois la durée réglementaire ou choisie écoulée, il est essentiel d'opter pour des solutions de destruction sécurisées et respectueuses de la confidentialité. Pour ce faire, faire appel à des experts tels que Destrudata est un choix judicieux et rassurant.
Comment garantir la confidentialité lors de la destruction d'archives ?
Garantir la confidentialité lors de la destruction d'archives n'est pas seulement une obligation légale, c'est aussi un impératif moral et stratégique pour toute entreprise. La divulgation non autorisée d'informations peut entraîner des conséquences juridiques, financières, et porter atteinte à la réputation d'une organisation.
Comment alors s'assurer que les documents sont détruits de manière confidentielle et irréversible ? Voici les points essentiels à retenir :
- Choisir le bon prestataire : Il est primordial de sélectionner une entreprise spécialisée et reconnue, comme Destrudata, qui utilise des équipements de pointe, notamment des camions broyeurs, pour assurer une destruction totale et sécurisée sur site.
- Utiliser des conteneurs sécurisés : Avant leur destruction, les documents doivent être stockés dans des conteneurs verrouillables et sécurisés, empêchant tout accès non autorisé.
- Destruction sur site : La destruction sur place, au sein de l'entreprise, permet de réduire les risques liés au transport des documents. Les camions broyeurs, par exemple, garantissent une destruction immédiate et sous le contrôle direct de l'entreprise.
- Obtenir un certificat de destruction : Après chaque opération, un certificat de destruction doit être remis. Ce document atteste de la destruction complète et sécurisée des archives et sert de preuve de conformité avec les obligations légales.
- Adopter une politique interne de confidentialité : Les employés doivent être sensibilisés à l'importance de la confidentialité. Une formation régulière, associée à des directives claires, renforce le respect des procédures internes de gestion et de destruction des documents.
- Vérification post-destruction : Les résidus provenant de la destruction (comme des confettis de papier) doivent être si fins qu'il est impossible de reconstituer les documents. Des contrôles réguliers des méthodes de destruction sont nécessaires pour garantir cet état de fait.
- Recyclage sécurisé : Une fois les documents détruits, les résidus doivent être recyclés de manière écologique et sécurisée, en garantissant qu'aucune information ne peut être extraite de ces résidus.
La confidentialité lors de la destruction d'archives nécessite une combinaison de technologie, de processus stricts et d'un engagement continu en matière de formation et de sensibilisation. Destrudata, avec son expertise et ses solutions avancées, représente un partenaire de choix pour les entreprises soucieuses de garantir la confidentialité et la sécurité lors de la destruction de leurs archives.
Notre service de destruction d’archives
Destrudata : Une solution clé en main pour la destruction d'archives confidentielles
Garantir la sécurité des données de votre entreprise est primordial. Afin d’y parvenir, Destrudata s'érige comme une réponse fiable et efficace. Spécialisée dans la destruction sécurisée d'archives, cette entreprise 100% française met à disposition de votre entreprise une solution inégalée : le camion broyeur.
Ce camion, équipé d'une technologie de pointe, se déplace directement chez vous, devant vos locaux. L'avantage? Une destruction des documents sur site, minimisant ainsi les risques de fuites ou de pertes durant le transport. En outre, vous pouvez assister à la destruction, renforçant la confiance dans le processus.
Destrudata ne se contente pas de garantir une destruction efficace. Après chaque opération, un certificat de destruction vous est remis, attestant de la conformité du processus à toutes les réglementations en vigueur.
Avec Destrudata, la destruction d'archives confidentielles devient une démarche simplifiée, transparente et totalement sécurisée. Faire confiance à Destrudata, c'est opter pour la sérénité et l'assurance d'une confidentialité préservée.