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Nous contacterVendredi 28 avril 2023
Les entreprises sont tenues par la loi de conserver les documents provenant des ressources humaines. Vous trouverez ci-dessous les délais légaux de conservation pour chaque type de document RH. Une fois dépassée ces délais, vous pouvez disposer de ces documents.
Attention cependant à ne pas les jeter à la poubelle ! Vous exposeriez ainsi votre entreprise et vos employés au vol de données. Pour protéger les informations confidentielles de vos employés, il est recommandé de faire appel à une entreprise de destruction d'archives papier comme Destrudata.
Les contrats de travail
Dès qu'une personne (salarié) accepte de travailler pour le compte d'une autre personne (employeur) en échange d'une rémunération, un contrat de travail doit être établi, généralement par écrit. Ce contrat précise la rémunération du salarié, sa qualification, sa durée de travail et éventuellement ses responsabilités.
Le contrat de travail implique des obligations pour le salarié ainsi que pour l'employeur. Il est conseillé de le conserver pendant une période de 5 ans après la cessation de l'emploi, quel que soit le type de contrat.
Faites très attention à ne jamais simplement jeter ces contrats ! En effet, ce sont des documents confidentiels contenant des données sensibles. Il convient de les détruire, de préférence avec un service professionnel sécurisé.
Les fiches de paie
L'élaboration de la fiche de paie du salarié est de la responsabilité de l'employeur et doit impérativement mentionner son identification. La fiche de paie détaille les différents éléments de rémunération du salarié pour un mois spécifique, reflétant le contrat de travail et les clauses liées à sa rémunération.
En tant que source d'information importante pour le salarié, elle lui permet de suivre l'évolution de son solde de congés payés et de repos compensateurs, ainsi que de déclarer avec précision son revenu net imposable lors de sa déclaration annuelle de revenus.
La durée de conservation des fiches de paie est de 5 ans, il est cependant recommandé de les conserver jusqu'au départ à la retraite du salarié. Il ne faut pas les jeter à la poubelle car celles-ci contiennent des informations personnelles sur vos salariés.
Les charges sociales
En ce qui concerne les ressources humaines, les charges sociales font référence à l'ensemble des prélèvements effectués sur les revenus des salariés. Ces cotisations sont utilisées pour financer des prestations sociales telles que la retraite, ainsi que pour couvrir les charges liées à la formation professionnelle et les différentes taxes.
Les grandes branches de la protection sociale, telles que la vieillesse, la maladie et la maternité, la famille, les accidents du travail et les maladies professionnelles, la prévoyance, le chômage et la formation professionnelle, sont financées par les cotisations sociales.
Les documents relatifs aux charges sociales doivent être conservés pendant une durée légale de 3 ans.
Les déclarations d’accident du travail
En milieu professionnel, un accident peut survenir à tout moment. Dans ce cas, une déclaration est obligatoire. En cas d'accident du travail impliquant l'un de ses salariés, l'employeur est tenu de faire une déclaration dans les plus brefs délais.
Si l'employeur ne remplit pas cette obligation, le salarié peut prendre en charge la déclaration lui-même dans les 48 heures suivant l'accident. La déclaration doit inclure des informations telles que le lieu de l'accident, les circonstances qui ont conduit à l'accident, et les noms des témoins s'il y en a. Toutes les informations complémentaires pertinentes doivent également être incluses dans la déclaration.
Les 3 premiers volets de la déclaration d'accident du travail doivent être envoyés à la Caisse Primaire d'Assurance Maladie du salarié par courrier recommandé avec accusé de réception. Il est important de le faire dans les 48 heures suivant la connaissance de l'accident de travail.
Il est impératif de conserver la déclaration d'accident du travail pendant une durée de 5 ans. Tout comme les autres documents, elle contient des informations sensibles et il ne faut donc pas simplement la jeter.
La gestion des documents liés aux ressources humaines est un sujet crucial pour toutes les entreprises. Les délais de conservation, les obligations légales et la protection des données personnelles des salariés sont des éléments à prendre en compte.
Destrudata est une entreprise spécialisée dans la destruction d'archives papier qui peut vous aider à protéger les données de vos employés. N'hésitez pas à nous contacter pour obtenir un service professionnel et sécurisé. En prenant soin de ces documents, vous contribuez à la protection de vos employés et à la conformité légale de votre entreprise.
Ces informations sont fournies à titre indicatif : avant toute destruction il est recommandé de demander conseil à son Expert-comptable, seul en capacité de vous dire quels documents sont aptes à être détruits.
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