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Nous contacterMercredi 15 mars 2023
Conformément à la loi, les archives comprennent tous les documents créés ou reçus par des personnes physiques ou morales, ainsi que par des organismes publics ou privés. Les archives peuvent prendre la forme de documents physiques ou électroniques. Il convient de comprendre les différences entre ces deux catégories, ainsi que leurs avantages et inconvénients respectifs.
Il est également important de ne jamais jeter vos documents ou vos supports numériques car cela vous exposerait à du vol de données. Il est préférable de passer par nos services de destruction d’archives papier et de destruction de matériel informatique pour garantir la sécurité de vos données.
Les archives physiques
Bien que les entreprises se tournent de plus en plus vers la gestion des archives numériques, il est impossible d'ignorer l'importance des archives physiques, lesquelles sont indispensables dans les administrations. À l’heure actuelle, la perspective d'une transition complète vers le numérique est peu réaliste. En effet, il est bien souvent indispensable d’avoir certains documents sous forme papier, notamment des documents signés comme des contrats.
Toutefois, il faut souligner l’important de la mise en place d'une politique d'archivage efficace pour les documents physiques. Cela garantit la conformité des documents et permet de mieux gérer les risques. Un bon archivage physique assure la conservation durable des documents et permet d'économiser du temps tout en satisfaisant les clients.
De plus, l'utilisation du papier a un impact limité sur l'environnement, notamment grâce au recyclage. Le numérique a quant à lui un impact sur l’environnement bien supérieur à ce qu’on pense, car de nombreux supports sont difficilement recyclables et engendrent une grande consommation d’électricité.
Malgré les avantages de l'archivage physique, il existe toutefois certains inconvénients à prendre en compte. Les documents physiques sont exposés à des risques de perte, notamment en cas de sinistre comme un incendie ou une inondation. Il est donc vital d’avoir des mesures de sécurité pour protéger vos documents.
Un autre inconvénient des archives physiques est que les documents ne sont pas accessibles à distance, ce qui peut être un problème dans certaines industries.
Pour ce qui est du risque de vol, c’est un risque qui existe avec tous les supports et toutes les formes d’archivage. Pour assurer la sécurité de vos archives physiques confidentielles, il est important de prendre des mesures particulières pour limiter leur accès.
Dernièrement, il faut limiter le risque de vol de vos archives physiques, que ce soit dans vos locaux ou dans vos poubelles. Pour vous protéger contre le vol, il est recommandé de passer par un service de destruction d’archives confidentielles tel que celui que nous offrons chez Destrudata.
Les archives numériques
En établissant un système d'archivage électronique efficace, vous pouvez conserver de manière optimale les informations indispensables au bon fonctionnement de votre entreprise. Avec des disques durs de grande capacité et parfaitement sécurisés, tous vos documents numérisés peuvent être stockés dans très peu d’espace. En outre, ces documents peuvent être accessibles très rapidement, depuis n’importe où avec un ordinateur, et sont facilement transportables.
En plus des fichiers numériques, vous pouvez numériser des documents physiques tout en préservant leur intégrité et leur authenticité. En établissant un plan d'archivage numérique rigoureux, il est facile de retrouver rapidement chaque fichier stocké. Attention toutefois à bien respecter les mesures dictées par le RGPD lors de la mise en place de votre système d'archivage numérique, notamment en termes de sécurité.
La sécurité est un des points fondamentaux d’un bon archivage de documents numériques. En effet, il y a régulièrement des scandales sur le vol de données car des entreprises n’ont pas mis en place les mesures de sécurité nécessaire sur leurs serveurs. Il arrive aussi qu’un employé laisse traîner ses mots de passe écrits sur un papier, qu’il prenne des données confidentielles sur une clé USB non sécurisée qu’il finit par perdre ou se faire voler. Il faut également faire attention aux virus, lesquels sont évitables si vous ne cliquez pas sur des liens infectés et n’ouvrez pas de pièces jointes douteuses.
Le RGPD vous oblige légalement à respecter certaines normes de sécurité en matière de numérique, et la CNIL ne manquera pas de vous épingler en cas de manquement ou de vol de données. Il est donc indispensable pour votre entreprise de former son personnel à la sécurité des données numériques.
Enfin, il ne faut jamais jeter vos disques durs et autres supports numériques à la poubelle. En effet, ceux-ci peuvent être volés et les données peuvent être récupérées, même après avoir formaté les disques durs. Plutôt que de les jeter, il est préférable de passer par notre service de destruction de matériel informatique.
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