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Nous contacterVendredi 26 août 2022
La conservation des documents d'entreprise est régie par un ensemble de textes juridiques et par l’usage. La durée de conservation de ces documents peut varier d’un à trente ans selon leur type.
En outre, il est extrêmement important de procéder à la destruction de vos archives papier au lieu de les jeter à la poubelle. En effet, des malfaiteurs pourraient voler ces documents et tenter d’arnaquer votre entreprise.
Comment est fixé le délai de conservation des documents ?
Les entreprises ont l’obligation légale d’archiver un certain temps les divers documents liés à leur activité comme les factures fournisseurs, les registres comptables ou les bulletins de paie. En cas de contrôle par l'administration, vous devez pouvoir produire les documents demandés sous peine de vous mettre en faute.
Si cela paraît simple de prime abord, en réalité ce n’est pas le cas. En effet, la durée de conservation des divers documents est régie par ensemble de textes juridiques issus du Code du commerce, du Code général des impôts, du Code du travail, du Code de la sécurité sociale, du Code des assurances et du Code civil.
Il existe plusieurs raisons pour conserver les documents d’entreprise :
- Le bon fonctionnement de l’entreprise ;
- La protection contre les litiges ;
- Les obligations légales lors des contrôles administratifs.
La durée de conservation des documents varie selon leur type
La durée de conservation des documents d’entreprise varie d’un à trente ans selon le type de document. Cette durée est fixée par plusieurs textes de loi :
- 30 ans pour les documents immobiliers ;
- 10 ans après la clôture de l’exercice pour les documents ;
- 6 ans pour les documents fiscaux à partir de la date à laquelle le document a été établi ;
- 5 ans pour les documents de ressources humaines (5 ans après le départ du salarié) ;
- 5 ans pour les documents commerciaux dans le cas général (10 ans pour un contrat de plus de 120 € conclus par voie électronique) ;
- 10 ans pour les bons de commande et de livraison et la correspondance commerciale à compter de la clôture de l'exercice comptable ;
- 5 ans pour les documents de transport de marchandises ;
- 5 ans pour les documents bancaires ;
- 5 ans pour les documents juridiques ;
- 5 ans pour les documents sociaux (statuts, etc.) et 3 ans pour les convocations, feuilles de présence, pouvoirs, rapports de gestion ;
- 5 ans pour un contrat de location ;
- 3 ans pour les déclarations en douane ;
- 2 ans pour la garantie pour les biens ou services au consommateur ;
- 2 ans pour une police ou un contrat d'assurance après sa résiliation.
Les sanctions pour non-conservation de documents d'entreprise sont variables selon les circonstances et le type de documents.
Vous risquez une amende de 10 000 € (article 1734 du Code général des impôts) en matière fiscale, 9 000 € en matière commerciale (article L. 241-4 du Code de commerce) et un redressement en cas de contrôle d'Urssaf.
La dématérialisation des documents d'entreprise
La loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 a permis la reconnaissance légale des archives numériques dans la mesure où :
- Les personnes physiques ou morales dont elles émanent sont clairement identifiables ;
- Qu’elles soient établies et conservées dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité.
D'autres textes législatifs ont précisé les modalités de la numérisation, notamment pour les justificatifs numérisés à présenter lors des contrôles fiscaux.
Afin qu'un document dématérialisé soit valable, il doit être :
- Conforme à l'original ;
- Horodaté ;
- Au format PDF ou PDF A/3 sécurisé avec un certificat délivré par une autorité de certification.
Évidemment, vous ne pouvez pas conserver des archives papiers en quantité illimitée et il vous faudra vous en débarrasser régulièrement lorsque la durée de conservation minimum a été atteinte.
Cependant, nous vous recommandons de passer par un service de destruction d’archives papier tel que celui que nous offrons chez Destrudata. Cela vous évitera de vous faire voler des données importantes qui pourraient être utilisées pour nuire à votre entreprise.
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