Lexique de la destruction de documents

Vendredi 22 septembre 2017

Dans les lignes qui suivent, nous vous présentons un lexique complet des termes et expressions les plus utilisés.

 

Archive

Ensemble des documents papiers ou informatiques qui sont datés, classés et conservés. Ils font office de moyens d’information, de preuve et/ou de résultat.

 

Archivage 

Action de conservation et de protection de données clés. L’archivage peut être interne (opération de récupération, de classification, de stockage et de protection des données au sein de l’organisation), externe (par le biais d’un professionnel), physique (conservation des archives papiers dans des espaces prévus à cet effet) ou virtuel (stockage dans des disques durs ou serveurs dédiés).

 

Camion broyeur

Un camion broyeur est un camion à usage professionnel équipé d’un broyeur qui collecte et détruits sur place les déchets confidentiels d’une entreprise ou d’un organisme public.

 

Conservation des archives

La conservation des données, factures et autres documents administratifs ou professionnels est réalisée par le biais d’une plateforme de conservation, laquelle répond aux conditions de traçabilité et de protection de l’information.

 

Dématérialisation des archives

La dématérialisation permet de simplifier l’accès à certains documents, qu’ils soient administratifs ou commerciaux. La dématérialisation consiste à transformer tout document papier en fichier informatisé.

 

Certificat de destruction

Un certificat de destruction est un document qui est remis au client une fois l’opération effectuée. Ce dernier certifie que les données ont été détruites et sont irrécupérables. 

 

Destruction des archives 

Action irrévocable qui consiste à supprimer définitivement toute information ou donnée sans que son propriétaire n’ait la possibilité de revenir en arrière.

 

Externalisation

Le processus d’archivage, de traitement ou de destruction d’un document peut être réalisé par un prestataire externe spécialisé tel que DESTRUDATA. On parle alors d’externalisation. 

 

Gestion documentaire

La gestion documentaire, aussi appelée gestion des documents professionnels, vise à classer et à organiser un ensemble de documents de manière optimale afin d’améliorer la productivité d’une entreprise ou pour lui donner les moyens de justifier son activité. 

 

Stockage

La majorité des documents émis et réceptionnés par les organisations dans l'exercice de leur activité doivent être conservés pendant une certaine durée. Cette durée est susceptible de varier selon la nature des papiers et des obligations légales qui s'y rapportent.

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